Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung informiert nach Art. 13 und 14 DSGVO darüber, welche personenbezogenen Daten bei der Nutzung dieser Website und der internen Unternehmensplattform RS-OS verarbeitet werden, zu welchen Zwecken dies geschieht und welche Rechte Ihnen zustehen.

1. Verantwortlicher und Datenschutzkontakt

Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO:

RS Transportservice, Inhaber Hasan Hayirli Industriestraße 8, 57518 Alsdorf (Westerwald), Deutschland Telefon: +49 160 97549762 E-Mail: info@rs-transportservice.de

Ansprechpartner für Datenschutz: Baran Hayirli, E-Mail: info@rs-transportservice.de

Ein Datenschutzbeauftragter im Sinne der Art. 37 ff. DSGVO, § 38 BDSG ist nicht bestellt, soweit hierzu keine gesetzliche Verpflichtung besteht. Alle Anliegen zum Datenschutz richten Sie bitte an die vorgenannte Adresse.

2. Begriffe und Grundsätze

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Wir verarbeiten solche Daten nur, soweit dies für die genannten Zwecke erforderlich ist, und beachten die Grundsätze der Datenminimierung, Zweckbindung, Richtigkeit, Speicherbegrenzung sowie Integrität und Vertraulichkeit nach Art. 5 DSGVO.

3. Rechtsgrundlagen im Überblick

- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung, etwa beim Newsletter oder bei optionalen Angaben - Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen, etwa bei Angeboten, Aufträgen und Touren - Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – rechtliche Verpflichtungen, insbesondere handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten - Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigte Interessen, insbesondere sicherer Betrieb, Missbrauchsabwehr, Nachweisführung und Direktkommunikation im B2B-Bereich - § 26 BDSG und Art. 88 DSGVO – Beschäftigten- und Bewerberdaten - Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO – besondere Kategorien personenbezogener Daten im Rahmen arbeitsrechtlicher Pflichten, etwa Arbeitsunfähigkeitszeiten

4. Aufruf der Website (Server- und Protokolldaten)

Beim Aufruf unserer Seiten verarbeitet unser Hostinganbieter technisch notwendige Verbindungsdaten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Ressource, Statuscode, übertragene Datenmenge, Referrer sowie Browser- und Betriebssystemkennung.

Zweck: Auslieferung der Seite, Betriebssicherheit, Erkennung und Abwehr von Angriffen und automatisierten Zugriffen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Speicherdauer: kurzfristige Protokollierung, in der Regel nicht länger als 30 Tage; bei sicherheitsrelevanten Vorfällen bis zur Klärung.

5. Cookies, lokale Speicherung und Einwilligungsverwaltung

Beim Aufruf der Website werden ohne Ihre Einwilligung ausschließlich technisch erforderliche Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert oder ausgelesen:

• Sitzungsinformationen zur Anmeldung an der internen Plattform (nur nach Login)
• lokale Speicherung von Oberflächeneinstellungen wie Sprachwahl, Dunkelmodus, Ansichtsfilter und Tabellenlayouts auf Ihrem Gerät
• Sicherheitsmerkmale zur Erkennung automatisierter Formulareinsendungen
• Speicherung Ihrer Datenschutzentscheidung (Schlüssel „rs-consent“), damit der Hinweis nicht erneut erscheint

Rechtsgrundlage für die Speicherung und den Zugriff auf Informationen im Endgerät ist insoweit § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, die anschließende Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Reichweitenmessung mit Google Analytics 4

Nicht notwendige Dienste werden erst geladen, nachdem Sie im Einwilligungshinweis zugestimmt haben. Mit Ihrer Einwilligung setzen wir Google Analytics 4 ein (Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland).

Verarbeitete Daten: IP-Adresse, aufgerufene Seiten und Zeitpunkte, Verweisquelle, ungefährer Standort auf Länder- und Regionsebene, Geräte- und Browserangaben sowie pseudonyme Kennungen. Die IP-Adresse wird beim Verbindungsaufbau übertragen, von Google Analytics 4 nach der Ableitung grober Standortangaben verworfen und nicht protokolliert oder gespeichert. Zusätzlich messen wir Ereignisse wie Klicks auf WhatsApp-Schaltflächen, das Teilen oder Herunterladen von Broschüren und Aufrufe von Kampagnenseiten. Diese Ereignisse werden pseudonymen Kennungen zugeordnet und sind damit personenbezogen; Namen, Anschriften oder Nachrichteninhalte werden dabei nicht übertragen.

Zweck: statistische Auswertung der Nutzung, Verbesserung von Inhalten und Messung von Marketingkampagnen. Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Drittlandübermittlung: Eine Übermittlung an Google LLC in die USA ist möglich; Grundlage sind der Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission zum EU-US Data Privacy Framework sowie ergänzend die EU-Standardvertragsklauseln. Speicherdauer: Ereignisdaten in Google Analytics höchstens 14 Monate; die Einwilligungsentscheidung bleibt bis zum Widerruf im Browser gespeichert.

Werbe- und Personalisierungsfunktionen (Google Signals, Werbe-Cookies) sind dauerhaft deaktiviert. Ihre Einwilligung ist freiwillig, für die Nutzung der Website nicht erforderlich und jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar: über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Fußbereich jeder Seite. Der Widerruf berührt die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung nicht.

6. Schriftarten und externe Ressourcen

Die verwendeten Schriftarten (Inter, Montserrat) werden von unserem eigenen Server ausgeliefert. Beim Aufruf der Website findet daher keine Verbindung zu Google Fonts oder anderen Schriftanbietern statt und es wird keine IP-Adresse an Google übermittelt.

In der internen Anwendung werden zur Kartendarstellung Kartenbibliotheken und Kartenkacheln von OpenStreetMap (OpenStreetMap Foundation, Vereinigtes Königreich) geladen. Dabei wird die IP-Adresse des aufrufenden Geräts an den Anbieter übertragen. Diese Karten sind ausschließlich im angemeldeten internen Bereich eingebunden. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (effiziente Tourenplanung), im Beschäftigungsverhältnis ergänzend § 26 BDSG.

7. Kontakt- und Anfrageformulare

Über die Anfrageformulare, das Kontaktformular und die Angebotsanforderung verarbeiten wir: Firma, Ansprechpartner, Anschrift und Standortangaben, Telefon, E-Mail, Angaben zum gewünschten Transport (Strecken, Stopps, Termine, Mengen, Fahrzeugbedarf) sowie Ihre Freitextnachricht.

Zwecke: Bearbeitung der Anfrage, Erstellung von Kalkulationen und Angeboten, Kontaktaufnahme, Nachverfolgung im internen Vorgangssystem. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vorvertraglichen Anfragen, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Empfänger: intern die zuständigen Fachbereiche Vertrieb, Disposition und Kundenservice. Speicherdauer: bis zur abschließenden Bearbeitung; bei Vertragsschluss nach den handels- und steuerrechtlichen Fristen von sechs bzw. zehn Jahren; sonst spätestens nach drei Jahren ab Ende des Jahres der letzten Kontaktaufnahme.

Zum Schutz vor automatisierten Einsendungen setzen wir ein verstecktes Prüffeld, eine Zeitmessung und eine Begrenzung der Einsendungen je Absender ein. Erkannte Missbrauchsversuche werden protokolliert (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Kontaktaufnahme über WhatsApp

Auf den öffentlichen Seiten bieten wir eine Kontaktaufnahme über WhatsApp an. Wenn Sie eine WhatsApp-Schaltfläche nutzen, wird eine Verbindung zu WhatsApp Ireland Limited (Merrion Road, Dublin 4, Irland) hergestellt; die Verarbeitung Ihrer Nachricht, Ihrer Rufnummer und Ihrer Profildaten richtet sich zusätzlich nach den Bestimmungen von WhatsApp und Meta. Eine Übermittlung in die USA an Meta Platforms Inc. ist möglich. Auf diese Verarbeitung haben wir keinen Einfluss; die Nutzung ist freiwillig, alternativ erreichen Sie uns per E-Mail oder über das Anfrageformular.

Über die Anfragebox auf unseren Broschüren- und Kampagnenseiten erfassen wir Thema, Firma, Ansprechpartner, optional Ihre WhatsApp-Rufnummer, Ihr Anliegen sowie die Herkunft der Anfrage (Branche, Kampagne). Die Übermittlung erfolgt erst, nachdem Sie ausdrücklich in die Verarbeitung eingewilligt haben. Zweck: Bearbeitung und Nachverfolgung Ihrer Anfrage im internen Vorgangssystem. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) und Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vorvertraglichen Anfragen. Speicherdauer: bis zur abschließenden Bearbeitung, längstens drei Jahre ab Ende des Jahres der letzten Kontaktaufnahme, soweit keine handels- oder steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

8. Standortsuche und Kartendienste

Bei der Eingabe von Adressen in Anfrage- und Planungsformularen können Ortsvorschläge über einen Kartendienst von Google (Google Maps Platform, Places) abgerufen werden. Dabei werden die eingegebenen Suchbegriffe sowie technische Verbindungsdaten an Google übermittelt. Für Routenlinks öffnen wir Kartenanwendungen von Google oder Apple erst nach ausdrücklichem Klick. Zweck: korrekte Adress- und Streckenermittlung, Tourenplanung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO. Drittlandbezug: Übermittlung in die USA auf Grundlage der Standardvertragsklauseln und des EU-US Data Privacy Framework.

9. Newsletter und Marketingkommunikation

Der Bezug unseres Newsletters erfolgt im Double-Opt-in-Verfahren. Wir speichern die E-Mail-Adresse, optional Name und Unternehmen, den Zeitpunkt der Anmeldung und der Bestätigung sowie die dabei verwendete IP-Adresse als Nachweis der Einwilligung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; die Nachweisspeicherung beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. c und lit. f DSGVO. Widerruf: Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, insbesondere über den Abmeldelink in jeder E-Mail. Abmeldungen und Widersprüche werden protokolliert, um eine erneute Ansprache zu verhindern (Sperrliste). Versanddaten: Zustell-, Öffnungs- und Fehlerereignisse werden ausgewertet, um die Zustellbarkeit sicherzustellen.

10. Fahrzeug-Branding-Konfigurator und KI-Visualisierung

Im Branding-Konfigurator können Sie ein Logo hochladen, Farben und Beklebungsvarianten wählen und eine Visualisierung erzeugen lassen. Hochgeladene Logos und die gewählten Parameter werden an einen KI-Dienst zur Bilderzeugung übermittelt und zur Bearbeitung Ihrer Anfrage gespeichert. Zweck: Erstellung der Visualisierung und Bearbeitung der Anfrage. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Anfragen, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Bitte laden Sie keine Dateien hoch, die personenbezogene Daten Dritter enthalten.

11. Bewerbungen

Für Bewerbungen über unsere Karriereseite verarbeiten wir: Name, Kontaktdaten, Geburtsdatum soweit angegeben, Angaben zu Qualifikation, Führerschein und Berufserfahrung, hochgeladene Dokumente wie Lebenslauf und Zeugnisse, Terminwünsche sowie den Verlauf des Auswahlverfahrens einschließlich Notizen, Bewertungen und Interviewtermine.

Zweck: Durchführung des Bewerbungsverfahrens, Terminabstimmung, Entscheidung über eine Einstellung. Rechtsgrundlage: § 26 Abs. 1 BDSG in Verbindung mit Art. 88 DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Speicherdauer: Absagen werden spätestens sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens gelöscht, sofern Sie keiner längeren Speicherung in einem Bewerberpool zugestimmt haben. Bei Einstellung werden die Daten in die Personalakte überführt. Empfänger: intern Geschäftsführung und Personalbereich; für den Versand von Einladungen, Terminvorschlägen und Absagen unser E-Mail-Dienstleister; bei Videointerviews der jeweilige Konferenzanbieter.

12. Benutzerkonten der internen Plattform

Für Beschäftigte, Subunternehmer und berechtigte Partner führen wir Benutzerkonten mit Name, dienstlicher E-Mail-Adresse, Rolle und Berechtigungen, Statusverlauf, Sprach- und Oberflächeneinstellungen sowie Anmelde- und Sicherheitsereignissen. Für die Anmeldung kann eine Zwei-Faktor-Authentisierung eingerichtet werden; hierbei werden ein Geheimnis für die Authentisierungs-App und Wiederherstellungscodes gespeichert.

Zweck: sichere Authentisierung, Rechteverwaltung, Nachvollziehbarkeit von Zugriffen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, § 26 BDSG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für Sicherheitsprotokolle.

13. Protokollierung und Audit-Log

Sicherheits- und geschäftskritische Vorgänge werden protokolliert: wer wann welchen Datensatz angelegt, geändert, freigegeben, exportiert oder gelöscht hat, einschließlich Statuswechseln, Freigaben, Unterschriften und Exporten. Zweck: Nachweisbarkeit, Revisionssicherheit, Aufklärung von Missbrauch, Erfüllung gesetzlicher Nachweispflichten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c und lit. f DSGVO. Speicherdauer: in der Regel bis zu drei Jahre, bei steuerlich relevanten Vorgängen entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

13a. Elektronische Auftragserteilung (Online-Annahme von Angeboten)

Angebote enthalten einen persönlichen Link sowie einen QR-Code, über den das Angebot online angenommen, eine Testtour vereinbart, eine Rücksprache angefordert oder das Angebot abgelehnt werden kann. Dabei verarbeiten wir: Name und Funktion der entscheidenden Person, die auf dem Bildschirm geleistete handschriftliche Unterschrift als Bilddatei, Zeitpunkt der Entscheidung, gegebenenfalls Rückrufnummer und Wunschzeit sowie den Absagegrund, zusätzlich eine gekürzte technische Zugriffskennung (Hashwert der IP-Adresse), eine gekürzte Browserkennung und eine Prüfsumme des Angebotsinhalts. Zweck: verbindlicher Nachweis der Beauftragung, Vertragsanbahnung und -durchführung, Schutz vor missbräuchlicher Nutzung des Links. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung und -durchführung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Nachweisbarkeit und Missbrauchsschutz). Speicherdauer: Der Zugangslink verliert mit Ablauf der Angebotsgültigkeit seine Gültigkeit. Unterschrift und Nachweisdaten werden für die Dauer der Geschäftsbeziehung und anschließend entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (in der Regel bis zu zehn Jahre) aufbewahrt.

14. Kunden-, Interessenten- und Kontaktdaten (CRM)

Wir verarbeiten Stammdaten von Unternehmen, Standorten und deren Ansprechpartnern: Name, Funktion, dienstliche Kontaktdaten, Kommunikationsverlauf, Notizen, Aufgaben und Wiedervorlagen, Angebots-, Auftrags- und Rechnungshistorie sowie Reklamationen. Zweck: Kundenbetreuung, Vertragsanbahnung und -durchführung, Direktansprache im B2B-Bereich, Forderungsmanagement. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO. Speicherdauer: für die Dauer der Geschäftsbeziehung; anschließend nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von sechs bzw. zehn Jahren.

Wir setzen unterstützend automatisierte Auswertungen und KI-gestützte Einschätzungen ein, etwa Zusammenfassungen von Vorgängen, Preis- und Kostenvorschläge oder Hinweise zur Priorisierung. Diese Auswertungen dienen ausschließlich der Vorbereitung; eine Entscheidung mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung allein aufgrund automatisierter Verarbeitung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

15. Aufträge, Touren und Durchführung

Zur Abwicklung von Touren verarbeiten wir Lade- und Entladeadressen, Ansprechpartner und Kontaktdaten vor Ort, Zeitfenster, Sendungsdaten, Kilometer- und Zeiterfassungen, Stoppbestätigungen, Fotos und digitale Unterschriften der übernehmenden Personen sowie Abweichungen und Schadensmeldungen. Zweck: Durchführung und Nachweis der Transportleistung, Abrechnung, Reklamationsbearbeitung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO, hinsichtlich der Nachweisführung Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Empfänger: eingesetzte Fahrer sowie – bei Beauftragung – Subunternehmer, beschränkt auf die für den jeweiligen Einsatz erforderlichen Angaben.

16. Fahrer, Fahrzeuge, Fahrtenbuch und Standortdaten

Für eingesetzte Fahrerinnen und Fahrer verarbeiten wir Einsatz- und Tourdaten, Fahrzeugzuordnung, Führerschein- und Fristendaten, Fahrtenbucheinträge mit Start- und Zielort, Kilometerständen, Fahrtzweck und Zeiten sowie Arbeitszeiten aus der Zeiterfassung. Zweck: Disposition, Nachweis- und Aufzeichnungspflichten, Abrechnung, steuerliche Nachweise, Fahrzeug- und Fristenverwaltung. Rechtsgrundlage: § 26 BDSG, Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO. Hinweis: Eine dauerhafte satellitengestützte Überwachung von Fahrzeugen oder Personen findet nicht statt. Standortbezogene Angaben entstehen aus den geplanten und bestätigten Tourstopps sowie aus manuellen Eingaben.

17. Personaldaten und Personalbereich

Im Personalbereich verarbeiten wir Stammdaten, Vertrags- und Vergütungsdaten, Arbeitszeiten und Abwesenheiten einschließlich Urlaub und Arbeitsunfähigkeitszeiten, Erstattungen und Forderungen, Personaldokumente, Unterschriftsvorgänge sowie Bewertungen und Qualifikationsnachweise. Angaben zur Arbeitsunfähigkeit sind Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO; sie werden ausschließlich zur Erfüllung arbeits- und sozialrechtlicher Pflichten auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 3 BDSG verarbeitet und sind nur einem eng begrenzten Personenkreis zugänglich. Speicherdauer: nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, insbesondere zehn Jahre für lohnsteuerrelevante Unterlagen.

18. Dokumente, Belege und Buchhaltung

Angebote, Auftragsbestätigungen, Bordpapiere, Lieferbelege, Rechnungen, Gutschriften und Belege werden erzeugt, gespeichert und für die Buchhaltung aufbereitet. Für die steuerliche Weiterverarbeitung können Buchungsdaten und Belegbilder in einem standardisierten Format an die Steuerberatung exportiert werden. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO. Speicherdauer: Jahresabschlüsse, Handelsbücher, Inventare und Buchungsunterlagen zehn Jahre (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB); Buchungsbelege einschließlich Rechnungen acht Jahre (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO, § 14b UStG); empfangene und abgesandte Handelsbriefe sechs Jahre. Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der letzte maßgebliche Vorgang stattgefunden hat. Auf hochgeladene Belege kann eine automatisierte Texterkennung angewendet werden, um Rechnungsdaten auszulesen; hierbei werden Belegbilder an den eingesetzten KI-Dienst übermittelt.

19. E-Mail-Versand und Korrespondenz

Für Angebots-, System-, Termin- und Informationsmails setzen wir einen E-Mail-Versanddienstleister ein. Verarbeitet werden Empfängeradresse, Inhalt, Versandzeitpunkt sowie Zustell- und Fehlerereignisse. Ein- und ausgehende Korrespondenz wird dem jeweiligen Vorgang zugeordnet und archiviert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO, bei Werbe-E-Mails Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Optional kann ein dienstlicher Google-Workspace-Zugang für Kalender- und Postfachabgleich verbunden werden. Der Abgleich erfolgt nur nach ausdrücklicher Autorisierung durch die berechtigte Person mittels OAuth; es werden Kalendereinträge und Nachrichtenbezüge synchronisiert, die für die Terminplanung erforderlich sind.

20. Beratung, Präsentationsmodus und Videokommunikation

Für gemeinsame Beratungstermine bieten wir eine synchronisierte Präsentations- und Beratungsansicht sowie optional Videokonferenzen an. Verarbeitet werden Teilnahmedaten, Chatnachrichten, Sitzungsdauer, gemeinsam bearbeitete Kalkulationsstände und – bei Vertragsschluss im Termin – digitale Unterschriften mit Zeitstempel und IP-Adresse. Zweck: Durchführung der Beratung, Nachweis des Vertragsschlusses. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO. Eine Aufzeichnung von Bild oder Ton findet nicht statt.

21. Einsatz künstlicher Intelligenz

An mehreren Stellen unterstützen KI-Modelle die Arbeit, etwa bei Suchanfragen im internen Assistenten, Textvorschlägen, Tourenvorschlägen, Markt- und Kostenanalysen, Belegerkennung und Bildvisualisierungen. Die Anfragen werden über eine Vermittlungsschnittstelle an die jeweiligen Modellanbieter übermittelt. Wir übermitteln dabei nur die für den jeweiligen Zweck erforderlichen Daten. Eine Nutzung der Inhalte zum Training fremder Modelle ist vertraglich ausgeschlossen bzw. deaktiviert. Es findet keine automatisierte Einzelfallentscheidung nach Art. 22 DSGVO statt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, im Rahmen der Vertragsdurchführung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

22. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Personenbezogene Daten werden nur weitergegeben, soweit dies erforderlich ist. Empfängerkategorien sind:

Für alle von uns eingesetzten Auftragsverarbeiter liegen Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO vor; hierbei handelt es sich um die von den jeweiligen Anbietern bereitgestellten Vertragswerke, die Bestandteil der jeweiligen Nutzungsbedingungen sind. Wir prüfen und dokumentieren diese Vereinbarungen fortlaufend und wählen Dienstleister danach aus, ob sie hinreichende Garantien im Sinne des Art. 28 Abs. 1 DSGVO bieten. Eine aktuelle Übersicht der eingesetzten Dienstleister stellen wir auf Anfrage zur Verfügung.

23. Übermittlung in Drittländer

Eine Verarbeitung findet vorrangig in der Europäischen Union statt. Soweit Dienstleister Daten in Drittländern, insbesondere in den USA, verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission, insbesondere des EU-US Data Privacy Framework, oder auf Grundlage der Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO nebst ergänzenden Schutzmaßnahmen.

24. Speicherdauer und Löschung

Wir löschen personenbezogene Daten, sobald der Zweck entfällt und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Es gelten insbesondere folgende Regelfristen:

Innerhalb der Plattform werden Löschungen als revisionssichere Löschung ausgeführt; abrechnungs- oder aufbewahrungsrelevante Datensätze werden zunächst gesperrt und nach Fristablauf endgültig entfernt.

25. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO folgende Rechte:

• Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten (Art. 15)
• Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16)
• Löschung (Art. 17), soweit keine Aufbewahrungspflicht besteht
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21)
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3)

Widerspruchsrecht: Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Gegen Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an info@rs-transportservice.de. Wir beantworten Anträge unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats.

26. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für unser Unternehmen ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz Telefon: +49 (0)6131 8920-0, E-Mail: poststelle@datenschutz.rlp.de

27. Pflicht zur Bereitstellung

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist teilweise gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben oder für einen Vertragsschluss erforderlich. Ohne die als Pflichtfelder gekennzeichneten Angaben können wir Anfragen, Aufträge oder Bewerbungen nicht bearbeiten.

28. Datensicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, insbesondere Transportverschlüsselung, verschlüsselte Datenhaltung, rollenbasierte Zugriffskontrolle mit Durchsetzung auf Datenbankebene, Zwei-Faktor-Authentisierung, Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse, geschützte Dokumentenablage ohne öffentlich abrufbare Datei-Adressen sowie regelmäßige Sicherungen.

29. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Erklärung an, sobald sich die tatsächliche Verarbeitung oder die Rechtslage ändert. Die Plattform prüft die Übereinstimmung dieser Erklärung mit den intern dokumentierten Verarbeitungstätigkeiten und Dienstleistern regelmäßig automatisiert und meldet Abweichungen. Maßgeblich ist die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung mit dem angegebenen Stand.

30. Daten, die nicht bei Ihnen selbst erhoben werden (Art. 14 DSGVO)

Nicht alle Daten erhalten wir unmittelbar von der betroffenen Person. Für solche Fälle informieren wir zusätzlich nach Art. 14 DSGVO.

Diese Daten werden ausschließlich für die genannten Zwecke verwendet und nach den in Abschnitt 24 genannten Fristen gelöscht. Sie können der Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen jederzeit nach Art. 21 DSGVO widersprechen; einer Direktansprache zu Werbezwecken können Sie ohne Angabe von Gründen widersprechen.

31. Online-Angebotsannahme

Angebote können über einen persönlichen, zeitlich begrenzten Link online angenommen oder abgelehnt werden. Dabei verarbeiten wir den Namen und die Funktion der entscheidenden Person, den Zeitpunkt der Entscheidung, eine gekürzte und nicht rückrechenbare Kennung des Zugriffs (Hashwert der IP-Adresse), die Browserkennung, eine Prüfsumme des angezeigten Angebots sowie einen freiwillig angegebenen Absagegrund. Zweck ist der Abschluss und die Nachweisbarkeit des Vertrags, Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie unser berechtigtes Interesse an einer revisionssicheren Dokumentation nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Angaben werden gemeinsam mit den zugehörigen Auftragsunterlagen für zehn Jahre aufbewahrt (§ 147 AO, § 257 HGB) und danach gelöscht. Nicht genutzte Annahmelinks verfallen spätestens nach 30 Tagen.

32. Sprachfassungen

Verbindlich ist die deutsche Fassung dieser Datenschutzerklärung. Übersetzungen dienen ausschließlich dem besseren Verständnis.

Zustellnachweise, Sendungsverfolgung und Standortdaten der Fahrer

Bei der Durchführung von Touren verarbeiten wir zum Nachweis der Leistungserbringung den Namen der annehmenden Person, den Zustellzeitpunkt sowie – sofern erfasst – ein Foto der Übergabe- oder Abstellsituation und eine handschriftliche Unterschrift. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO (Vertragserfüllung und Nachweisinteresse). Die Nachweise liegen in einer geschützten Ablage und sind ausschließlich für die zuständigen internen Rollen abrufbar. Die Speicherung richtet sich nach den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen.

Empfängerinnen und Empfänger können den Status ihrer Sendung über einen persönlichen Link abrufen. Der Link enthält einen zufälligen Schlüssel, ist zeitlich begrenzt gültig und zeigt ausschließlich Angaben zur eigenen Sendung. Der Versand solcher Links erfolgt nur durch eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter, nicht automatisch.

Während einer laufenden Tour kann – nach Freigabe durch die Fahrerin oder den Fahrer – der Standort des Fahrzeugs erfasst werden, um Ankunftszeiten und Disposition zu verbessern. Die Standortspur ist nur für die betroffene Fahrerin bzw. den betroffenen Fahrer sowie für Disposition, Kundenservice, Verwaltung und Geschäftsführung einsehbar und wird spätestens nach 14 Tagen automatisch gelöscht.